Atat din punct de vedere legislativ dar si pentru o mai buna recomandare se recomanda ca documentele contabile (documente justificative; jurnalele; declaratiile; balantele; registrle si alte rapoarte contabile trebuiesc sa fie arhivate dupa cum urmeaza:

  1. In original, cu exceptia documentelor emise in format electronic, conf. Codului fiscal;
  2. In ordine cronologica;
  3. Separate, pe fiecare perioada contabila;
  4. Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva societăţilor comerciale, timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani;

Prin excepţie de la prevederile pc. de mai sus s-au stabilit, prin ordine al ministrului economiei şi finanţelor, registrele de contabilitate şi documentele justificative care se păstrează timp de 5 ani;

În acelaşi timp, documentul citat reglementează nu mai puţin de 25 de documente a căror perioadă obligatorie de păstrare este de cinci ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Mai exact, este vorba despre următoarele:

  • notă de recepție și constatare de diferențe;
  • bon de predare, transfer, restituire;
  • bon de consum;
  • bon de consum (colectiv);
  • lista zilnică de alimente;
  • dispoziție de livrare;
  • fișă de magazie;
  • listă de inventariere;
  • listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
  • chitanță;
  • chitanță pentru operațiuni în valută;
  • dispoziție de plată/încasare către casierie;
  • borderou de achiziție;
  • borderou de achiziție (de la producători individuali);
  • decont pentru operațiuni în participație;
  • ordin de deplasare (delegație);
  • ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale);
  • decont de cheltuieli (pentru deplasări externe);
  • decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale);
  • notă de debitare/creditare;
  • fișă de cont pentru operațiuni diverse;
  • fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și lei);
  • decizie de imputare;
  • angajament de plată.

De asemenea, este important să precizăm că documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

Pentru fiecare angajat se va face un dosar ce va contine:

  • Contract de munca;
  • Fisa postului;
  • Repartitie AJOFM;
  • Adeverinta medicala privind capacitatea de munca;
  • Copie act identitate;
  • Acte studii conform cerintelor postului;
  • Permis de conducere (in cazul in care postul implica condurea masinii firmei);
  • Fisa anuala de evaluare;
  • Modificari ale contractului de munca (cand este cazul);
  • Adeverintele emise catre angajat cu mentiunea: “Am primit 1 exemplar astazi…(data eliberarii )……….”;
  • Decizie incheiere contract de munca (cand este cazul).
Arhivarea si pastrarea documentelor contabile si de resuse umane
5 (100%) 1 vote